Profesi arsiparis, mungkin, terdengar asing bagi banyak orang. Namun, perannya sangat penting, menjadi ‘penjaga ingatan’ melalui penyelamatan dokumen berharga. Sayang, tak banyak yang berkecimpung di bidang ini.
Pria itu menata satu per satu lembaran dokumen. Beberapa di antaranya adalah lembaran ijazah, bertanda tahun 1991. Beberapa lagi terlihat lebih tua usia dokumennya. Itu terlihat dari kondisi fisik, meskipun tak tertera tanda tahun pembuatan.
Lembaran-lembaran naskah itu hampir seluruhnya direstorasi. Ditempelkan ke kertas baru yang telah dilumuri lem khusus seluruh permukaannya. Seketika dokumen terlihat seperti baru. Meskipun, bagian yang sobek maupun hilang termakan waktu tak bisa pulih.
“Kami pakai kertas Jepang. Dilem pakai lem khusus. Terus kami jilid ulang. Sehingga bentuknya jadi buku lagi. Yang awalnya lepas-lepas, sobek, itu bisa kembali utuh jadi buku lagi,” urai pria tersebut.
Orang itu adalah Moh. Dwi Hendricahyono. Pria kelahiran Prambon, Kabupaten Nganjuk itu adalah seorang arsiparis di Kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Disarpus) Kota Kediri.
Apa itu arsiparis? Bagi kebanyakan orang, pekerjaan itu memang kurang familiar. Jumlah orang yang memiliki keahlian seperti itu juga tidak banyak. Bahkan, di Pemerintah Kota Kediri Hendri jadi satu-satunya arsiparis murni.
“Saya dulu mulai ikut (seleksi) CPNS (calon pegawai negeri sipil, Red) tahun 2017 untuk formasi arsiparis di Blitar, tapi tidak keterima. Di tahun 2019 juga. Akhirnya di tahun 2021 lalu, baru keterima di Pemkot Kediri,” ujar alumnus D3 Kearsipan Universitas Gajah Mada tersebut.
Sebagai seorang arsiparis di lingkungan pemerintahan, pria kelahiran 1989 itu punya banyak tugas. Tak hanya bertanggung jawab mendampingi pengelolaan dokumen di seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) saja. Juga penyelamatan dokumen berharga dari ancaman rusak dan hilang termakan usia. Mulai arsip kuno bernilai sejarah hingga dokumen penting milik warga.
“Kebanyakan kami melakukan restorasi arsip letter C di kelurahan-kelurahan. Dari total 46 kelurahan, sudah 25 kelurahan yang kami restorasi letter C-nya,” ungkapnya.
Rata-rata, kondisi dokumen pertanahan itu sudah sangat memprihatinkan. Paling tua diterbitkan pada 1960-an. Banyak dokumen lama itu yang sudah sobek, rapuh, hingga hilang sebagian halamannya.
Melalui upaya restorasi itu, dokumen yang awalnya berceceran dan rusak itu bisa kembali diperbaiki. Meski beberapa informasi yang hilang akibat kerusakan itu tetap tidak bisa dipulihkan.
Karena kerap dihadapkan dengan dokumen lawas, perlu ketelitian dalam merestorasi arsip berusia puluhan tahun tersebut. Salah sedikit, kertas dokumen yang sudah rapuh itu bisa semakin mengalami kerusakan.
Sejak beberapa tahun terakhir menjadi arsiparis, tugasnya juga tak sekadar pendampingan dan penyelamatan arsip bersejarah di lingkungan instansi pemerintahan saja. Melainkan juga mengubah cara pandang masyarakat tentang arsip yang selama ini kerap dianggap sepele.
Hendri menyebut, kesadaran masyarakat tentang pengelolaan dokumen juga masih rendah. Termasuk di tingkat masyarakat. Untuk itu, edukasi tentang perlindungan dan penyelamatan arsip keluarga juga menjadi salah satu tugasnya.
“Harusnya kalau arsip keluarga itu dijadikan satu, ditaruh di dalam tas khusus penyimpanan dokumen yang anti bakar. Tetap kita tidak menginginkan ini terjadi, tetapi kalau misalnya terjadi bencana seperti kebakaran atau banjir itu bisa mudah diamankan,” terangnya.
Meski sangat penting, namun itu justru belum banyak dilakukan masyarakat. Dia mencontohkan, penyimpanan dokumen fisik seperti ijazah harus dilakukan dengan metode enkapsulasi. Penyimpanan dengan cara dilaminating seperti yang banyak dilakukan justru bisa membuat dokumen cepat rusak.
“Kalau pun dilaminating harus pinggir-pinggirnya saja dan tetap ada rongga udaranya agar tetap ada sirkulasi udara sehingga tidak berjamur. Kalau laminating yang keras itu, misal dalamnya lembap dan berjamur, mau diganti tidak bisa. Karena pasti dia menempel,” beber Hendri.
Baca Juga: Read Aloud Kediri Raya, Komunitas Buku yang Bangun Kesadaran Literasi sejak Usia Dini
Walaupun terdengar sederhana, namun hal itu yang selalu ia tekankan setiap berhadapan dengan warga. Utamanya saat melaksanakan sosialisasi ‘Duta Siaga’ atau perlindungan dan penyelamatan arsip keluarga. Sosialisasi itu mulai digencarkan sejak Mei 2025 lalu dengan menyasar masyarakat di kelurahan.
“Dengan ini, harapannya masyarakat bisa lebih bijak dalam merawat dan menyimpan arsip penting di keluarga,” sambungnya.
Sedangkan di lingkungan pemerintahan, pengelolaan arsipnya lebih rumit lagi. Ada yang disebut arsip dinamis dan statis. Teknis pemeliharaannya pun berbeda.
Seperti contoh, arsip statis itu merupakan dokumen-dokumen yang bernilai sejarah. Sehingga tidak boleh dimusnahkan. Praktis, harus disimpan untuk waktu yang lama.
“Arsip-arsip di OPD yang statusnya permanen itulah yang nanti diserahkan ke dinas kearsipan dan menjadi arsip statis atau bernilai sejarah,” ungkapnya.
Hendri mengakui, tantangan sebagai arsiparis saat ini masih cukup besar. Pengelolaan arsip di OPD maupun kelurahan belum sepenuhnya maksimal. Di sisi lain, keterbatasan sumber daya manusia membuat pekerjaan menjaga dan menyelamatkan arsip masih membayang-bayangi jalan sunyinya.
Meski demikian, ia tetap menjalani profesi tersebut sebagai bagian penting dari upaya merawat ingatan dan sejarah, baik milik pemerintah maupun masyarakat.(fud)
Editor : Andhika Attar Anindita